Het best bewaarde geheim om talent te behouden? Het “stay interview” - gestructureerde gesprekken met medewerkers om vertrouwen en medewerkersbetrokkenheid op te bouwen.
Wanneer was de laatste keer dat managers met hun medewerkers hebben gesproken over hun doelen en wat hen motiveert? Was dat tijdens het sollicitatieproces? Of bij de beoordelingsgesprekken? Als het eerstvolgende gesprek met je toptalent pas plaatsvindt tijdens een exitgesprek, dan ben je te laat.
Het “stay interview” is een steeds belangrijker instrument geworden om de bedrijfscultuur te versterken. Het is een gesprek dat zich niet richt op de redenen om te vertrekken, maar juist op waarom medewerkers blijven. Leiders in goed presterende organisaties begrijpen dat het proactief aanpakken van zorgen op de werkvloer en inzicht krijgen in wat mensen nodig hebben om te groeien, een belangrijk onderdeel is binnen het retentiebeleid en ook essentieel is voor de medewerkersbetrokkenheid.
Wat zijn "stay interviews" nu precies?
Stay interviews worden al enige tijd toegepast door succesvolle organisaties. Dit type gesprek is in essentie een ontmoeting tussen leidinggevenden en teamleden die verder gaat dan het gebruikelijke één-op-één check-in gesprek. Het is een informeel, op de medewerker gericht gesprek waarin managers de kans krijgen om met hun directe medewerkers te praten over hoe zij zich voelen in hun huidige functie.
Stay interviews hebben een vergelijkbaar doel als exitgesprekken: ze bieden leiders de kans om eerlijke inzichten te krijgen in de medewerkerservaring (employee experience) en de bedrijfscultuur. Het cruciale verschil is dat stay interviews de mogelijkheid bieden ervoor te zorgen dat je mensen floreren binnen de organisatie.
Een stay interview heeft twee belangrijke doelstellingen:
- Begrijpen wat medewerkers wel en niet waarderen aan hun functie, afdeling en de bedrijfscultuur.
- Vertrouwen opbouwen via tweerichtingscommunicatie tussen managers en medewerkers.
Het is een eenvoudige manier om beter inzicht te krijgen in de unieke uitdagingen en ervaringen van diverse individuen op de werkvloer, en om actie te ondernemen met het oog op een betere employee experience.
De voordelen van stay interviews.
Vier overtuigende redenen waarom organisaties stay interviews standaard zouden moeten integreren in hun bedrijfscultuur:
- Versterkt retentiebeleid
Medewerkers voelen zich vastzitten als ze zich niet kunnen ontwikkelen en als de organisatie niet investeert in hun groei. Na verloop van tijd zullen ze elders op zoek gaan naar meer groeikansen. Talent acquisition is duur. Volgens Gallup kunnen de kosten voor het vervangen van één medewerker variëren van de helft tot het dubbele van het jaarsalaris van die medewerker. Het invoeren van stay interviews is een kosteneffectieve oplossing waarmee organisaties de factoren kunnen identificeren en aanpakken die bijdragen aan personeelsverloop. Medewerkers een stem geven via een stay interview is een krachtige strategie binnen een retentiebeleid – het toont aan dat leiders actief verbonden willen blijven met hun mensen en geloven dat hun mening waardevol is. - Meer medewerkerstevredenheid en -betrokkenheid
Stay interviews bieden medewerkers een platform om hun behoeften, zorgen en ambities te delen in een één-op-één setting. Organisaties die actie ondernemen op basis van de feedback uit deze gesprekken, dragen bij aan een hogere moraal en tevreden medewerkers. - Vroegtijdige signalering van werkgerelateerde uitdagingen
Door vroeg en regelmatig te luisteren, kunnen organisaties belangrijke knelpunten ontdekken op het gebied van werk, leiderschap, loopbaanontwikkeling en bedrijfscultuur. Het aanpakken van dringende zorgen en het doorvoeren van betekenisvolle verbeteringen voorkomt dat ontevredenheid escaleert.Een voorbeeld is Wellstar Health System in Georgia. In de zorgsector, waar unieke spanningen en veiligheidszorgen spelen, werd het cruciaal dat Wellstar-leiders actief luisterden naar medewerkers en hun feedback serieus namen.
“Er zijn de laatste tijd veel zorgen over veiligheid in de zorg. We hoorden dingen als: ‘Ik voel me nu niet veilig… Wat gaan jullie daaraan doen?’” legt Samantha Ros, directeur medewerkersbetrokkenheid, uit. Het leiderschapsteam reageerde door strategisch te investeren in veiligheid, wat het vertrouwen tussen leiders en medewerkers versterkte. - Versterkt vertrouwen tussen medewerkers en leidinggevenden
Het geheim tot een sterke talent acquisition en een sterk retentiebeleid ligt in relaties. Betrouwbare, geloofwaardige en benaderbare managers hebben een grote positieve impact op de betrokkenheid van medewerkers, hun motivatie om zich extra in te zetten, en de bedrijfscultuur.
Stay interviews bieden leiders de kans om eerlijke, tweerichtingsgesprekken te voeren met hun team. Vertrouwen wordt opgebouwd door daadwerkelijk iets te doen met de feedback. Door competentie en eerlijkheid te tonen, winnen leiders het vertrouwen van hun medewerkers.
Gemiddeld voelt 47% van de medewerkers dat hun manager oprecht in hen geïnteresseerd is. Bij de Best Workplaces van 2025 ligt dat cijfer op 83%.
Ontdek meer inzichten uit onze EWS.
Hoe voer je een stay interview?
Luisteren staat centraal bij het creëren van een cultuur van vertrouwen. In tegenstelling tot een jaarlijks beoordelingsgesprek is een stay interview een kans voor leiderschap om écht te luisteren en eerlijke feedback van medewerkers te verzamelen.
Hier zijn enkele tips voor het voeren van een stay interview:
- Leg uit wat het doel is. Help medewerkers begrijpen dat stay interviews bedoeld zijn om een veilige en gewaardeerde werkomgeving te creëren, zonder angst voor repercussies. Stel duidelijke verwachtingen door een uitnodiging te sturen met een korte uitleg van het doel van het gesprek.
- Stuur de vragen vooraf. Geef medewerkers de vragen die je wilt bespreken op voorhand. Dit zorgt voor een efficiënter gesprek en geeft medewerkers de kans om zich goed voor te bereiden.
- Luister naar diverse stemmen. Het aannemen van mensen met verschillende achtergronden is slechts het begin van een goed diversiteitsbeleid — luisteren naar hun ervaringen zorgt ervoor dat iedereen de beste versie van zichzelf kan zijn. Wees bewust in je keuze van gesprekspartners om een breed scala aan perspectieven binnen de organisatie te horen.
- Kies een geschikte setting. Voer het gesprek bij voorkeur fysiek of via een videogesprek, en houd het tussen de 30 en 45 minuten. Kies een comfortabele locatie, zoals een kleine vergaderruimte, een koffiemoment of een wandelgesprek. Laat de medewerker kiezen waar hij of zij zich het prettigst bij voelt.
- Creëer een sfeer van vertrouwen en openheid. Stimuleer tweerichtingscommunicatie; het is een gesprek tussen twee mensen met als doel de creatie van een betere cultuur voor iedereen.
- Luister meer dan je spreekt. Laat ruimte voor vervolgvragen. Vat de feedback samen aan het einde van het gesprek en bedank de medewerker voor zijn of haar openheid.
- Plan regelmatig stay interviews. Voer deze gesprekken meerdere keren per jaar en los van beoordelingsgesprekken.
- Zorg voor opvolging. Stel procedures op zodat leidinggevenden effectief kunnen reageren op de feedback en opvolging kunnen geven aan de besproken punten.
Benieuw naar de meest impactvolle vragen als onderdeel van een stay interview? Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. en ontvang onze bijlage.
Van inzichten naar actie: Wat te doen na een stay interview?
Het proces van een stay interview stopt niet zodra het gesprek is afgelopen. Net als bij een “employee survey” bieden stay interviews de kans om een volledig beeld te krijgen van de medewerkerservaring en waardevolle inzichten te verzamelen.
Voorzie managers van een duidelijk kader om de feedback van medewerkers te verzamelen in een formaat dat gemakkelijk te analyseren en te delen is. Identificeer terugkerende thema’s, opkomende zorgen, uitdagingen en motivatoren die bepalen waarom medewerkers blijven of overwegen te vertrekken. Stel prioriteiten en ontwikkel een actieplan voor verbeteringen. De strategieën kunnen organisatiebreed zijn, teamspecifiek of afgestemd op individuele medewerkers. Formuleer concrete, haalbare doelen die bijdragen aan een betere werkplek voor iedereen.
Bijvoorbeeld: Als medewerkers aangeven zich overwerkt te voelen, kan de organisatie burn-out helpen voorkomen door strategieën te implementeren die stress verminderen.
Als er tijdens het gesprek specifieke actiepunten zijn besproken, moeten leiders deze prioriteit geven, stappen ondernemen om betekenisvolle veranderingen door te voeren, en opvolging geven zodat medewerkers weten dat ze gehoord zijn.
Uitdagingen bij een stay interview.
Hoewel stay interviews veel voordelen bieden, kunnen zowel medewerkers als leidinggevenden ook tegen bepaalde uitdagingen aanlopen.
Probleem: terughoudendheid om zich uit te spreken
Voor medewerkers is een stay interview een kans om hun stem te laten horen, maar niet iedereen voelt zich daar meteen comfortabel bij. Wanneer iemand tegenover een leidinggevende zit met wie hij of zij zelden contact heeft, is het begrijpelijk dat er terughoudendheid is om eerlijke feedback te geven — uit onzekerheid of angst voor repercussies.
Oplossing: psychologische veiligheid
Medewerkers delen hun mening eerder als ze zich veilig voelen. Een succesvol stay interview vereist een omgeving waarin open communicatie wordt aangemoedigd. Leiders moeten zich kwetsbaar durven opstellen en het gesprek benaderen als een tweerichtingsdialoog, niet als een top-down interview. Wanneer medewerkers zich veilig voelen, zijn ze meer betrokken, durven ze zorgen te uiten en brengen ze vaker vernieuwende ideeën aan.
Lees meer in onze 'Leadership in Focus' paper.
Probleem: confronterende feedback ontvangen
Leidinggevenden kunnen tijdens stay interviews feedback krijgen die moeilijk te horen is — zeker als het gaat over hun eigen leiderschapsstijl of als een medewerker zich niet thuis voelt in het team.
Oplossing: open en actief luisteren
Een cultuur van vertrouwen is essentieel, ook tijdens stay interviews. Dit is niet het moment om in de verdediging te schieten of feedback te weerleggen.
Leiders moeten luisteren, met nieuwsgierigheid. Houd het gesprek constructief en positief, zelfs als je het niet eens bent met wat er gezegd wordt. Stel verdiepende vragen vanuit oprechte interesse en probeer de zorgen van de medewerker volledig te begrijpen. Zie moeilijke feedback als een kans voor persoonlijke groei en om positieve verandering in gang te zetten.
Conclusie: Wil je Gen Z aantrekken en behouden? Word een Great Place To Work!
Stay interviews zijn een krachtig instrument om het behoud van medewerkers, hun betrokkenheid en tevredenheid op de werkvloer te verbeteren. Organisaties die prioriteit geven aan feedback van medewerkers en actie ondernemen op basis van de inzichten uit stay interviews, bouwen aan een sterkere en veerkrachtigere bedrijfscultuur.
Verdiep je verder in je organisatiecultuur met de Great Place To Work Certification™ en “employee engagement surveys”. Het Great Place To Work Model™ levert gedetailleerde, betrouwbare data en biedt waardevolle inzichten over de medewerkerservaring.
Neem een proactieve houding aan in het verbeteren van je werkplek en neem contact met ons op voor meer informatie.